Toda empresa precisa de uma organização clara de seus colaboradores e processos e com as agências não teria por que ser diferente. Para que existam procedimentos eficientes e com um padrão de qualidade, é fundamental que haja ordem e hierarquia entre as pessoas e tarefas dentro de qualquer empresa, por isso um bom organograma na agência é tão importante.

Entretanto, seja pela organicidade de fluxo de algumas atividades ou por um princípio de horizontalização, muitos líderes de agências de comunicação ainda pecam em não contar com um bom organograma para agência digital. Essa negligência pode ocasionar gargalos e falhas na produtividade, assim como problemas no clima da agência.

Pensando nisso, separamos neste artigo o que você precisa saber para entender a importância dessa ferramenta. Continue a leitura!

O que é o organograma de uma agência?

Um organograma é a representação visual das relações entre os agentes de uma organização, mostrando o fluxo das operações e os níveis de hierarquia.

A forma como uma agência se estrutura vertical e horizontalmente acontece de acordo com o tipo de atuação da empresa, os serviços fornecidos e as características de sua clientela. Entretanto, pode-se perceber que há uma forma comum de organização entre as empresas: o organograma simples.

A hierarquia entre dois níveis (donos e funcionários) é a mais intuitiva nas empresas e pode até funcionar bem em organizações pequenas e simples. No entanto, no caso da maior parte das agências, existem diversos setores que precisam se comunicar em vários sentidos e o fluxo das operações precisa ser estabelecido com propriedade para que a produção seja eficiente.

Níveis hierárquicos

Os níveis de hierarquia de uma empresa podem ser divididos em estratégico, gerencial e operacional. Para o organograma da agência não costuma ser diferente, visto que existem os cargos de liderança da empresa que são encarregados das decisões estratégicas.

Estratégia

Neste ponto é fundamental atentar-se para a necessidade de distinguir as atribuições estratégicas. Ainda que o mesmo profissional se encarregue de mais de uma categoria, é importante que haja conhecimento sobre os tipos de decisões desse nível e qual profissional especificamente é responsável por cada um.

Os cargos estratégicos se ocupam de decisões ligadas às áreas de Planejamento, Comercial e Administrativa. Trata-se de um erro frequente das agências concentrar sua atenção apenas no Planejamento, negligenciando principalmente a importância em investimentos no Comercial.

Gerência

Os cargos de gerência são ocupados pelos profissionais responsáveis por “tocar o negócio”. Muito mais do que meros supervisores, os gerentes são encarregados de identificar as necessidades de sua unidade ou equipe e adequar-se para atingir os objetivos estabelecidos pelo nível acima.

Normalmente, nas agências os gerentes se dividem em dois grupos principais: os gerentes de projeto (responsáveis pela gestão de projetos) e os gerentes de atendimento (responsáveis pelo relacionamento com o cliente). Cada categoria de gerência conta com competências e atribuições específicas.

Operacional

Aqui entra a maior parte dos colaboradores e onde a produção acontece de fato. Também é o único nível hierárquico que permite que algumas atividades sejam terceirizadas. O nível operacional depende exatamente do tipo de atividade que a agência desempenha.

Assim, no caso das agências, é nesta categoria que entram os funcionários que trabalham diretamente com a criação, o atendimento, a produção e a equipe de mídia e tecnologia.

Quais são os benefícios de um organograma na agência?

A partir da definição e representação prática da organização interna de uma agência, é possível evitar diversos problemas e identificar pontos fortes e fracos no fluxo de trabalho da empresa.

Por meio de um organograma bem realizado, é possível contar com informações importantes para avaliar determinadas tomadas de decisão, como sobre o momento apropriado de escalar a agência. Consequentemente, para realizar um crescimento adequado e eficaz é fundamental entender bem a estrutura da empresa com os componentes e suas correlações.

Definir níveis

A principal vantagem advinda da implementação de um organograma funcional, é o esclarecimento a respeito dos níveis de liderança. O propósito, nesse caso, é que todos os colaboradores entendam os níveis hierárquicos dentro da empresa e saibam como funciona o fluxo de trabalho, evitando gargalos e mal entendidos sobre o tráfego dos processos ou sobre os responsáveis por uma etapa.

Engajar funcionários

Com um organograma definido dentro da empresa fica mais transparente para cada colaborador o seu papel e importância na produção. Ao conseguir valorizar o propósito de cada funcionário, isso é refletido no clima organizacional da agência e na motivação de seus integrantes, que passam a trabalhar com mais criatividade.

Atribuir responsável por atividade

Ao delimitar o responsável por cada atividade dentro da organização hierárquica, é possível montar o fluxograma de processo. Assim, qualquer colaborador pode visualizar com facilidade quais são as suas atribuições e responsabilidades.

Da mesma forma, dependendo do sistema de gestão utilizado, também consegue-se delimitar as informações acessadas a cada categoria e profissional envolvido no projeto em questão, assim como os limites de tempo de cada etapa do fluxo de trabalho.

Como fazer um organograma para agência?

Ao montar um organograma coerente para agência, é importante atentar-se para os pontos levantados acima neste artigo. Além disso, é preciso manter o cuidado de esclarecer não apenas os agentes da empresa, mas as relações entre os processos para auxiliar na gestão de processos da empresa.

A melhor maneira de implantar um organograma eficiente é utilizando a tecnologia disponível no mercado, por meio de um software de gestão de agências como o Studio. Ao optar por um sistema eficaz, além dos benefícios na gestão de pessoas, também é possível contar com recursos que integrem departamentos e procedimentos.

Portanto, cabe à agência ponderar os benefícios requeridos para o seu caso, uma vez que existem sistemas atuais como o do Studio que conseguem aprimorar a gestão de qualidade, definir processos e controles financeiros no mesmo sistema de forma intuitiva.

Por fim, esperamos que todas as suas dúvidas sobre a importância do organograma para agências tenham sido esclarecidas. Contar com um organograma bem definido é crucial para que uma empresa consiga escalar digitalmente e realizar um planejamento estratégico assertivo.

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