Para você, quais são as maiores vantagens de tocar o próprio negócio? Provavelmente, a autonomia e o fato de não ter chefe estão presentes na maior parte das respostas. Em contraponto, empreender traz vários desafios relacionados à gestão financeira e envolve muitos riscos. Um ponto crítico é quando a pessoa se pega pensando: “Minha empresa está no vermelho, o que devo fazer?”.

Foi com esse tipo de situação em mente que escrevemos este artigo. Afinal, a estruturação do fôlego financeiro de uma companhia requer vários cuidados e é o que possibilita inovar, ousar e seguir o propósito da marca. Confira, abaixo, informações fundamentais para ajudar você a reverter quadros como este!

Índice:

Pense nas dívidas para sair do padrão “Minha empresa está no vermelho, o que devo fazer?”

Muitas vezes, a situação chega ao negativo sem percebermos, e isso pode acontecer tanto na empresa quanto na vida pessoal. A gestão de uma agência, por exemplo, requer o acompanhamento de tantos processos — como qualidade do atendimento, comprometimento com as tendências do mercado e maneira criativa de desenvolver os trabalhos — que, com frequência, as contas saem do prumo.

O primeiro ponto, então, é fazer um levantamento da sua real situação. Não adianta se desesperar neste momento ou querer ocultar outras dívidas, além de suas multas e juros, que se acumulam ao longo do tempo. Quanto mais claro tudo estiver, mais fácil será de tomar decisões acertadas para mudar a situação.

Identifique quais são os gastos desnecessários

Uma vez compreendida a situação da empresa, é hora de mudar a mentalidade. Se sua empresa oferece diversos benefícios para os colaboradores, por exemplo, pode ser preciso “enxugar” um pouco, para ter a possibilidade de garantir benefícios à equipe quando for oportuno.

Liste tudo o que pode ser cortado e crie uma representação visual disso, para que todos da empresa possam contribuir com sugestões e entender se, de fato, a nova política já foi adotada ou não. O kanban é uma ótima ferramenta para esse formato de organização. Algumas sugestões de gastos que podem ser retirados enquanto a empresa está em busca de retornar ao azul são:

• lanches de graça dentro da companhia;
• happy hours e outros eventos que não sejam diretamente voltados a capacitações, treinamentos ou produção;
• cópias e impressões;
• racionamento de energia;
• racionamento do uso do telefone corporativo.

Separe a vida (e despesas) pessoal da empresarial

Outra ferramenta que ajuda a entender a alocação de recursos da empresa é o ERP, ou Planejamento dos Recursos da Empresa. A principal vantagem desse tipo de software é profissionalizar o fluxo de trabalho, otimizando a geração de receita. Além disso, ele dá uma ideia melhor sobre a diferença entre a vida pessoal e profissional.

É comum que os gestores de empresas pequenas sejam seus próprios donos — que, ainda, costumam exercer mais algumas funções para viabilizar a abertura e manutenção do negócio. Com o crescimento desse modelo, um defeito que parecia inofensivo se transforma em um grande vilão: a mistura entre as contas pessoais e da empresa.

Independentemente da fase em que sua marca se encontra, saiba que esse ponto é fundamental para a grande virada. Até mesmo porque, legalmente falando, essa prática não é permitida e pode gerar multas, entre outras penalidades para a empresa.

Pesquise se o CNPJ está sujo em ferramentas para limpar o nome

Existem várias ferramentas que indicam quais são as dívidas ativas que um CPF ou CNPJ tem no mercado. Essa pode ser uma excelente oportunidade de entender quais dos dividendos levaram sua empresa para o vermelho e ainda comprometem seu nome. Escolha uma ou mesmo várias opções para entender em que situação a pessoa jurídica se encontra. Alguns exemplos são:

• site da Receita Federal;
• ferramenta Limpa Nome da Serasa Experian;
• Portal do Empreendedor;
• pesquisa pelo aplicativo da Receita Federal.

Vale destacar que pode acontecer de a empresa ter alguma dívida, mas esta não estar presente nesses sites. Então, caso você saiba de algum valor em aberto, é melhor considerar que ele faz parte das dívidas da empresa e incluí-lo no somatório para sair do vermelho.

Pense em formas de renegociar as dívidas

Se você já acompanha dicas para gerir as finanças pessoais, deve ter percebido que, no caso de ter dívidas, o primeiro ponto é entender como funciona o formato de multas, juros e abertura para negociação de cada instituição. Para empresas, a lógica é a mesma.

Enquanto uns vão achar que escolher pagar uma grande dívida é a melhor saída para resolver a situação, há especialistas que pregam o oposto. Para ter ideia de qual é a melhor solução para sua empresa, é importante entender qual é a porcentagem de aumento do valor ao mês e ao ano, caso você não resolva a situação. Você pode montar um cronograma para o pagamento das dívidas de acordo com essa visão.

Defina metas realistas e saia gradualmente da situação

Não entre em pânico! Essa frase talvez gere ainda mais desespero, mas é muito real. Quando uma empresa está no vermelho, lidar com a situação pode ser frustrante e emocionalmente pesado, mas, mesmo que isso aconteça da noite para o dia, a solução será orgânica e proporcional ao faturamento e margem de lucro que você tem à mão.

Por isso, tenha proatividade para a quitação dos valores que tiver em aberto, mas sem querer sanar tudo de uma só vez. Projete as entradas e saídas, compare com os pontos que deixam o negócio no vermelho e invista em um modelo de pagamento gere pouco impacto na sua rotina, mas que, no longo prazo, atenderá às questões que hoje atrapalham o desenvolvimento da organização.

Monte um planejamento para sair da situação

Além de uma meta clara, é importante definir o como. Mais uma vez, as estratégias de gestão e de marketing serão fundamentais para a construção dessa etapa. O modelo PDCA — do inglês “plan, do, check, action”, ou “planejamento, execução, controle e ação” — pode ser uma excelente oportunidade de garantir que cada passo seja focado na resolução.

Afinal, se a empresa ainda está de portas abertas, isso significa que é hora de concentrar toda a energia em formas de resolver as dívidas e manter as operações normalmente. Com os passos da execução marcados e métricas definidas para monitorar a reversão da situação, você agiliza o trabalho e pode se concentrar nos outros processos.

Compartilhe os novos objetivos com toda a equipe

Uma vez que tenha estabelecido quais são as ações a serem tomadas para levar a empresa para o azul novamente, é hora de se comunicar com o público interno. Se todos estiverem juntos e em uma mesma direção, é possível conseguir os resultados desejados mais rapidamente.

Faça reuniões e compartilhe a situação, além de contar o plano para revertê-la. Ainda, é muito importante que a liderança esteja atenta e aberta para ouvir sugestões dos funcionários. Esse posicionamento fortalece o senso de grupo e favorece para que todos se sintam parte da solução, cada um empenhando-se ao máximo para ajudar a empresa.

Tenha um acompanhamento próximo do fluxo de caixa

Um dashboard de gestão para empresas normalmente vai contar com o fluxo de caixa. Nessa situação, é fundamental acompanhá-lo diariamente. Afinal, o enredo de uma empresa com um espião malvado que deseja sabotar tudo é bastante distante da realidade da maioria das corporações que entram no vermelho.

Em geral, as questões que comprometem o orçamento, na verdade, estão ligadas a gastos desnecessários, altos riscos ou perda de oportunidade para a conversão de novas vendas. Analisando o fluxo, você amplia a visão sobre o negócio e ainda consegue ter insights para melhorar o retorno da empresa.

Estude as linhas de crédito antes de fechar negócio

A bola de neve mais comum para quem quer sair de uma dívida é a solicitação de um crédito para o pagamento da mesma. A matemática é simples para um raciocínio errado: quitar tudo de uma vez e pagar em suaves prestações. Às vezes, essa realmente pode ser a resposta para salvar a empresa, mas tenha atenção!

Se, com o fluxo que você tem hoje, não foi possível reverter o quadro; fazendo um empréstimo, você provavelmente terá que arcar com juros ainda maiores. Isso, porque, nesse caso, a multa, que costuma ser o maior valor agregado à dívida, já acontece quando você entra em atraso.

Mantenha a prospecção de novos clientes

As dívidas podem atrapalhar o crescimento do negócio, mas não devem reduzir as entradas, pois é com esse valor que a empresa se mantém de pé e consegue reverter a situação. Então, uma vez criado um plano de quitação da quantia em aberto, é hora de procurar esquecer um pouco desse cenário para focar a geração de renda.

Faça campanhas, acione os times de marketing e vendas e invista para fechar novos contratos. Se possível, também aposte nos anúncios pagos. Assim, você sai da mentalidade de fracasso e começa a trabalhar para que as soluções cheguem cada vez mais rapidamente para seu negócio. 

Além disso, é importante conscientizar os demais funcionários sobre a importância de impulsionar as vendas e a relação dessa frente com o equilíbrio financeiro.

Fique de olho para reter os clientes atuais

Trabalhar a retenção nas empresas em tempos de crise é outro ponto muito importante. Fazer novas vendas para os clientes atuais é mais fácil e barato do que conseguir novos clientes. Por isso, é hora de pensar em estratégias como:

• focar ações para garantir o sucesso do cliente;
• garantir a excelência do atendimento;
• oferecer uma comunicação omnichannel, coerente e eficiente;
• promover interações mais humanas;
• abrir os canais de escuta, otimizando a qualidade do suporte;
• capacitar a equipe para estar alinhada à cultura da empresa e ter a proatividade focada na retenção;
• criar campanhas e programas de fidelização do cliente;
• usar métricas como o NPS (Net Promoter Score) para entender o nível de satisfação do cliente e como trabalhar para melhorar as interações;
• entender os principais motivos do churn (cancelamento dos clientes).

Integre toda a gestão para sair do vermelho

Para mudar a situação, as diversas áreas da empresa precisam se integrar. Afinal, em um cenário como esse, não são apenas os números que contam, mas eles certamente contribuirão para você entender como é preciso agir. Por exemplo, se o desempenho de um setor está muito baixo, ele vai afetar o fluxo de trabalho e, consequentemente, o fluxo de caixa da companhia.

Existem maneiras básicas de reunir as informações relevantes — a alimentação manual de planilhas online, como as do Google Docs, é um exemplo. Entretanto, já existem várias ferramentas com alta qualidade para integrar a gestão de uma empresa. Com o Studio, além dos dados, você terá à disposição um canal de comunicação entre os times e muito mais.

Você deve ter percebido que a ideia “Minha empresa está no vermelho! O que devo fazer?” é a faísca inicial para buscar as soluções adequadas e reverter a situação. 

O importante é definir o caminho de mudança e partir para a implementação. Afinal, não será possível criar uma situação favorável se a gestão entrar em desespero ou parar na fase de planejamento. Nesse sentido, os sistemas de gestão são fundamentais, integrando os processos e apresentando uma visão completa do negócio.

Se você gostou deste texto e quer partir para a ação agora mesmo, cadastre-se gratuitamente no Studio e tenha à disposição uma excelente ferramenta para a gestão do seu negócio!