Por meio de um bom planejamento e do controle das atividades, é possível otimizar o tempo e ampliar a qualidade das entregas feitas pela sua equipe.

A gestão de projetos, que inclui o planejamento e gerenciamento de pautas de Marketing Digital, é essencial para alinhar o conteúdo de acordo com o pipeline da agência. Afinal, em um ambiente de trabalho corrido, é essencial adotar meios que aumentem a produtividade da equipe e agilizem a entrega das tarefas.

As pautas cumprem a função de direcionar as atividades desenvolvidas na empresa. Por isso, é importante que elas sejam bem estruturadas e padronizadas. Do contrário, podem induzir os colaboradores a erros, acarretando retrabalhos. Além disso, o dashboard de pautas traz mais organização para o fluxo do time.

Quer evitar erros na gestão de pautas? Confira, neste post, como controlar esse processo!

• O que são pautas?
• Qual é o processo para a produção de pautas?
• Como fazer a gestão das pautas de Marketing Digital?

O que são pautas?

Basicamente, as pautas são documentos que direcionam a produção de conteúdos. No Marketing Digital, elas definem os temas a serem abordados, as tarefas que se deve realizar para isso, para quem os materiais serão endereçados, objetivos que se deseja atingir e por meio de quais canais esses processos serão realizados.

Por sua vez, a gestão de pautas nada mais é do que a organização desses documentos visando o cumprimento das tarefas, os prazos determinados e a qualidade solicitada pelo cliente. 

Com elas, os processos se tornam mais eficientes, uma vez que é possível mensurar o andamento das atividades e, assim, verificar se a estratégia da agência está funcionando ou se é preciso efetuar ajustes e melhorias. 

Qual é o processo para a produção de pautas?

A estrutura de uma pauta é composta por informações objetivas e claras. Para montá-la, é necessário seguir alguns processos específicos. Acompanhe, abaixo, o passo a passo para produzir pautas que contribuam para a proatividade dos times da empresa.

Faça a coleta de informações

Em primeiro lugar, é preciso colher todas as informações sobre o projeto de Marketing Digital que será desenvolvido, que pode ser desde um blog post até uma campanha de vídeo para redes sociais. Para tanto, são feitas reuniões com o cliente para entender do que ele necessita, algo que deve ser realizado pela equipe de atendimento.

Na sequência, as informações levantadas são transmitidas para o time de Marketing Digital, que será responsável por dar forma ao projeto, levando em consideração as necessidades do consumidor.

Defina o escopo

O escopo é a lista de todos os processos que deverão ser feitos para que o projeto seja entregue. É recomendado detalhar cada uma das etapas, como devem ser feitas e quem são os responsáveis por executá-las. Seja preciso, mas sem deixar a concisão de lado, pois o excesso de informação pode confundir a equipe.

Criar um escopo é importante para que os colaboradores saibam com exatidão qual é o ponto de partida e de chegada. Desse modo, você evita improvisos que possam prejudicar o foco original do job e o descumprimento de prazos — fatores que geram a insatisfação do contratante.

Certifique-se de que o tema está de acordo com a persona do projeto

A persona é a figura que representa as características do público-alvo. Todo projeto de Marketing Digital deve ter uma persona. Assim, consulte quem é a do cliente e descreva-a na pauta, o que permite que o conteúdo seja produzido de acordo com a linguagem e anseios do receptor da mensagem.

Tenha em mente que quanto mais informações o perfil da persona apresentar, mais facilidade os colaboradores terão para adequar o conteúdo ao público-alvo. Informe o gênero, idade, hábitos, interesses, conhecimentos e demais peculiaridades relacionadas à persona.

Localize o funil de vendas

Qual será o objetivo do conteúdo? Transformar o visitante do site em lead ou fazer com que o cliente em potencial concretize a compra do serviço ou produto? Para ter essa resposta, deve-se localizar o funil de vendas — ou seja, em qual etapa da jornada do consumidor a persona está. As fases desse funil são:

• topo do funil: inclui o processo de aprendizagem e tem a finalidade de atrair o interesse do público-alvo;
• meio do funil: gera identificação e trata das soluções dos problemas apresentados pela persona;
• fundo do funil: estimula a decisão de compra.

A partir da definição da etapa do funil de vendas, pode-se preparar os conteúdos com os gatilhos certos para motivar e engajar o público a realizar as ações desejadas pela empresa.

Determine o prazo das tarefas

Cada tarefa do projeto deve ter um prazo calculado, usando como base aquilo que já foi feito. Com a determinação do deadline para a entrega das atividades, a equipe pode organizar melhor o seu tempo, entendendo quais são as suas prioridades. Isso reduz as chances de atrasos.

Avalie e informe os recursos disponíveis

Deixe claro quais são os recursos disponíveis para que a pauta seja colocada em prática, como orçamento, ferramentas a serem utilizadas, de que forma, como e quando. Esses direcionamentos permitem que os colaboradores projetem a sua criatividade e ações conforme os recursos que poderão utilizar.

Aponte referências

A originalidade é um quesito indispensável para o sucesso de qualquer trabalho em Marketing Digital. Porém, apontar referências na pauta é uma ótima dica para que o time entenda o que já está sendo feito em relação ao tema a ser trabalhado e, a partir daí, inspire-se para criar conteúdos que superem a concorrência e as expectativas do cliente.

Como fazer a gestão das pautas de Marketing Digital?

Embora a liberdade seja importante para a equipe de criação inovar, como o objetivo é atender aos prazos e exigências do cliente, é preciso que os processos criativos sejam desenvolvidos de forma organizada. É isso que a gestão de pautas promove. Veja dicas para torná-la mais eficiente.

Segmente as pautas de acordo com o tipo de conteúdo

Uma pauta de vídeo é diferente de uma para o post de blog, por exemplo. Nesse contexto, indica-se separá-las por tipo de conteúdo produzido. Isso facilita a visualização do que é executado pela agência no setor de Marketing Digital, bem como o monitoramento de resultados em cada estratégia.

Use timesheet

O timesheet é um sistema que evidencia o tempo que cada colaborador gasta na execução de cada tarefa. Trata-se de um quadro de horários organizado em formato tabular, que indica o que foi realizado diariamente durante uma semana. A ferramenta otimiza a supervisão de atividades, visto que, em uma planilha, o funcionário preenche o que fez em determinado dia.

O gestor de pautas deve consultar os dados do timesheet para entender como tem sido o desempenho da equipe, o que permite fazer ajustes para que os objetivos de cada pauta sejam alcançados. Esse recurso é encontrado em forma de planilha e também faz parte de sistemas de gestão integrados.

Adote ferramentas tecnológicas para gestão de fluxo

As ferramentas tecnológicas descomplicam a vida dos gestores de pauta, pois todos os processos podem ser visualizados em um único local. Com uma plataforma como o Studio, as ações de solicitação e aprovação de tarefas ganham agilidade, pois não é necessário enviar e-mails ou realizar reuniões, já que tudo pode ser feito por meio do próprio software.

Outra vantagem é a possibilidade de criar um workflow personalizado, o que deixa a rotina da agência mais dinâmica e eficiente. A tecnologia também ajuda a enxergar e eliminar eventuais gargalos nas etapas de criação.

Uma boa gestão de pautas de Marketing Digital eleva a produtividade e qualidade dos jobs entregues pela agência. Isso, porque traz organização e padronização para as pautas, fazendo com que elas sejam produzidas conforme a prioridade e sequência que o projeto exige. Em suma, a iniciativa evita inadequações e melhora o aproveitamento de tempo.

Quer otimizar os seus resultados em projetos para a internet? Veja como construir uma estratégia de Marketing Digital para clientes!