O home office está tornando-se uma modalidade de trabalho cada vez mais comum dentro das empresas. E para que os colaboradores possam desempenhar suas funções da melhor forma, alguns cuidados são fundamentais, como um suporte de TI remoto e uma boa conexão de internet.

Muitos são os benefícios do home office, como maior satisfação dos funcionários e aumento de melhor qualidade de vida. Esses fatores refletem em crescimento da produtividade, menos tempo no trânsito, liberdade para cumprir as funções e aumento do tempo com a família, entre outras vantagens.

Porém, as empresas também precisam fazer a sua parte e seguir alguns cuidados importantes para que essa modalidade tenha sucesso e os resultados da companhia não sejam impactados negativamente.

Confira nesse artigo 6 precauções que a sua empresa deve adotar ao proporcionar o modelo de trabalho home office aos seus colaboradores.

1- Acessar aos arquivos da empresa

Esse é um cuidado muito importante quando falamos em home office. Afinal, o colaborador precisa ter acesso aos arquivos e documentos necessários para desempenhar as suas atividades.

Se esses acessos estiverem bloqueados, por exemplo, perde-se muito tempo tentando resolver a questão, principalmente a distância. Por isso, é fundamental garantir que tudo está liberado e funcionando perfeitamente antes de iniciar o trabalho remoto.

Nesse ponto, a gestão de arquivos é essencial para as operações das empresas que podem ser feitas através de diferentes formas: VPN ou por uma solução de armazenamento na nuvem. 

Independente da solução que escolher é muito importante garantir que todos os funcionários saibam como operar essas ferramentas, além das orientações necessárias para acessar e compartilhar todos os arquivos de forma correta e segura. 

2- Ter boa conexão de Internet

Como toda a comunicação e acesso aos documentos serão feitos via internet, é essencial ter uma boa conexão que suporte as atividades da sua equipe. 

Problemas de conexão podem resultar, por exemplo, em vídeo chamadas interrompidas e arquivos não enviados no prazo solicitado. Consequentemente isso impacta na produtividade de todo o time e até nos resultados da empresa.

Portanto, cabe à empresa alertar seus colaboradores home office em relação a isso e, se sentir a necessidade, inclusive orientá-los em relação à melhor opção de Internet naquela região, oferecendo uma ajuda de custo.

3- Criar um ambiente livre de distrações

Criar uma rotina de trabalho e preparar um ambiente para o home office são cuidados que impactam diretamente no desempenho do colaborador.

Em casa, as distrações são muito mais tentadoras sem a supervisão direta do gestor e dos próprios colegas. Dessa forma, é muito importante que a empresa oriente seus funcionários em relação a isso.

A televisão está ali com um capítulo imperdível do seriado, o celular recebendo mensagens a todo o momento, uma pausa para preparar um lanche. Está tudo muito mais perto e acessível.

Intervalos são muito importantes, assim como no ambiente corporativo, mas a produtividade precisa prevalecer e os resultados serem entregues.

4- Manter o site no ar

O site é o cartão de visita da empresa. Com os funcionários fazendo home office, fica mais difícil, por exemplo, agendar uma visita de um possível cliente para conhecer a sede da organização.

Dessa forma, o site desempenha esse papel de apresentar a companhia. Por isso é tão importante investir em um site bonito, intuitivo e responsivo, ou seja, que se adapta a diferentes dispositivos.

Outro cuidado importante neste momento é garantir que o site esteja no ar e com todos os botões funcionando perfeitamente. Instabilidades e erros podem acontecer, mas é preciso monitorar de perto para corrigi-los no menor intervalo de tempo possível.

5- Fornecer os equipamentos necessários

Ao permitir que seus funcionários trabalhem em home office, é essencial que a empresa forneça todos os equipamentos necessários para o cumprimento das atividades.

Além de um computador em boas condições, a companhia não pode esquecer outros acessórios fundamentais, como fones de ouvido de qualidade e mouse.

Em um primeiro momento esses acessórios podem parecer secundários, mas ao longo dos dias e semanas podem fazer muita falta e impactar, inclusive, na qualidade da vida do funcionário.

Afinal, a ergonomia é um dos pontos que, muitas vezes, é deixado de lado quando acontece essa migração do escritório corporativo para o modelo de trabalho home office.

6- Disponibilizar suporte de TI remoto em caso de falhas ou problemas

A tecnologia é a grande facilitadora do home office. É graças a ela que os colaboradores conseguem desempenhar suas funções remotamente, realizar reuniões, trocar informações e acessar os dados da companhia.

Porém, imprevistos e problemas podem acontecer a qualquer momento e impactar o desempenho das atividades. Essas situações podem resultar em quedas nos resultados e na produtividade dos funcionários.

Portanto, contar com um suporte de TI remoto faz toda a diferença quando esses imprevistos acontecem. Esse suporte de TI a distância está pronta para resolver instabilidades e problemas com eficiência e rapidez.

Além disso, com o suporte de TI remoto você conta com outras vantagens, como:

• redução de custos, com sua empresa aumentando a eficiência nos serviços de TI;
• mais oportunidades de inovações.
• estrutura atualizada constantemente;
• desburocratização de processos; 
• foco maior nos negócios
• profissionais atualizados com as melhores práticas e requisitos de segurança

Mas, antes de escolher uma empresa que forneça serviços de suporte em TI para o seu negócio, busque saber se a empresa tem credibilidade no mercado como por exemplo, a Penso Tecnologia, que é uma empresa referência no segmento. 

Vale reforçar que a adoção do home office se tornou maior principalmente nessa fase de quarentena, mas que sua utilização será uma das grandes tendências do futuro breve. Quanto antes as empresas adaptarem-se a essa nova modalidade de trabalho, mais competitivas elas estarão no mercado.

Artigo escrito por Thiago Meyrelles, gerente de marketing da Penso Tecnologia.