Ao contrário dos documentos de diversos tipos, em que a informação é colocada conforme o utilizador entender, numa base de dados a informação encontra-se estruturada, facilitando assim a utilidade e longevidade da informação, que de outra forma faria sentido para um utilizador num dado momento, e assim poderá ser útil para muitos utilizadores num período mais longo de tempo. Uma base de dados pode ter diversos modelos que definem como a informação é organizada internamente. Os mais comuns são o modelo hierárquico, em que cada registo possui um e um só pai, tal como os ficheiros e pastas no computador, não podendo um registo possuir mais que um pai, o modelo em rede, que é idêntico ao modelo hierárquico mas cada registo pode possuir mais que um pai, e o modelo relacional, o mais comum e abordado neste texto. No modelo relacional são definidas para cada tipo de entidade uma tabela, e para cada atributo de uma entidade uma coluna na tabela. As entidades em si são colocadas em linhas na tabela correspondente, com o valor de cada atributo na respectiva coluna.